Начало работы в отделе кадров

В каждой организации работа специалиста по кадрам должна начинаться и заканчиваться с процедуры приёма-передачи кадровой документации. Если Вы являетесь специалистом своего дела, то уже на этом этапе можете показать свои способности. Грамотное принятие дел у приемника поможет Вам не только продемонстрировать свои профессиональные качества, но и составить представление о состоянии кадровой документации, определить дальнейший план работы. Если Вы заканчивайте свою деятельность в определённой организации, то результат Вашей работы позволит достойно расстаться с работодателем и получить хорошие рекомендации. 

Несмотря на то, что в нормативно-правовых актах процедура передачи документации по кадрам не отражена, на практике существуют определённые правила её проведения. У заинтересованных сторон есть свои цели, которые требуют проведения определённых этапов передачи дел – создание комиссии, проверка оформления, содержания и состава документации, акт о приеме–передаче дел. 

Создание комиссии.

Руководитель организации должен подписать указ о составе комиссии, её целях и причинах создания. Состав комиссии определяется обычно в зависимости от специфики работы организации и размера организации. В состав комиссии обычно входит руководитель, бухгалтер, инженер по охране труда и представители отдела кадров. При этом процедура должна проходить правомерно и объективно. 

Проверка документации.

Сначала должен быть составлен список имеющихся документов. Происходит их проверка на правильность оформления и составления. Дальше необходимо выявить недостающие документы. Согласно трудовому кодексу существует перечень документов, наличие которых обязательно для каждой организации.

Составление акта.

Сверив документы, составляется акт о приеме-передачи кадровой документации. В тексте должна быть отражена проделанная работа и её результаты, содержаться наименование дел, документов, период времени, который они охватывают. При необходимости делаются пометки о повреждении или отсутствии документов, а так же замечания по содержанию. Список отдельных документов составляется в виде приложения.Непосредственно акт подписывается сдающей и принимающей стороной, а так же членами комиссии и утверждается руководителем организации. 

Трудовые книжки.

В процедуре приёма-передачи кадровой документации трудовые книжки являются, пожалуй, самым ответственным этапом. В трудовой книжке последовательно отражается карьерный рост и причины увольнения сотрудника. 

Оформление трудовых книжек и внесение необходимых записей происходит при устройстве сотрудника на работу. Обычно в соответствии с приказом в организации назначается ответственное лицо за ведение  и хранение трудовых книжек. 

В организации должна так же быть книга учёта движения трудовых книжек, которая требует пристального внимания. Она ведётся в рукописном виде и содержит подписи всех сотрудников, даже тех, которые были уволены. Записи в трудовых книжках должны соответствовать записям в книге учёта. 

Передача трудовых книжек может быть отражена в виде приложения к акту приёма-передачи документации по кадрам. Данная процедура является обязательным минимум в случае, когда полная передача документации не может быть проведена. 

Так, процесс приёма и передачи дел по вопросам кадров даёт возможность новому сотруднику отдела кадров понять состояние документации и снять с себя возможные ошибки, которые были допущены в предыдущий период.